Cómo trabajan juntos proyectos, acciones y contextos
Acciones 
En OmniFocus, las tareas que es necesario realizar se representan mediante acciones. En principio, una acción es un fragmento independiente de trabajo, descrito por un nombre que comienza por un verbo unívoco. Esto quita el miedo a iniciar una acción y hace que resulte más fácil de acabar; una lista de diez acciones, como "Llevar las cajas al contenedor de reciclaje" o "Montar la estantería," resulta mucho más asequible que la confusa "Acabar la mudanza". Por supuesto, usted deberá ser quien encuentre el nivel de especificidad que más le convenga. A medida que se crean y mueven acciones, OmniFocus supervisa cuáles están disponibles, en espera de algo más o completadas.
Proyectos 
Las acciones relacionadas se agrupan en proyectos, que representan un conjunto de acciones que giran en torno a una meta común. Cualquier cosa que desee hacer y que requiera más de una acción, como "Acabar la mudanza" o "Publicar la novela", será buena candidata a convertirse en un proyecto. A su vez, los proyectos pueden organizarse en carpetas, a fin de poder realizar un seguimiento de sus áreas de trabajo más amplias.
Listas de acciones individuales 
Algunas acciones, como "Cortarse el pelo", no encajan en ningún proyecto en particular; se trata de pequeñas tareas independientes que necesita hacer. Este tipo de acciones pueden guardarse en una lista de acciones individuales. Estas listas son similares a los proyectos, pero no asumen que las acciones que contienen tengan nada que ver entre sí.
Contextos 
Resulta cómodo (o, para algunas personas, crucial) poder asignar un contexto a cada acción. Una forma fácil de definir los contextos consiste en pensar en el lugar en el que debe estar o el modo en que debe llevarse a cabo una tarea determinada: sólo puede realizar llamadas telefónicas si tiene cerca un teléfono, sólo puede comprar verduras si ha salido a hacer la compra y sólo puede realizar búsquedas en Internet cuando está delante del Mac. Si lo piensa, casi todas las tareas requieren un determinado contexto para poder llevarse a cabo. Puede usar el modo planificación y el modo contexto para ver sus acciones en función del proyecto al que pertenecen o del contexto que necesitan.